FMC – sustav unutarnjih kontrola
Upravljanje pod kontrolom. FMC povezuje ciljeve, poslovne procese, rizike, kontrolne aktivnosti, odgovornosti i izvještavanje u jedinstven sustav kojim čelnik i rukovoditelji upravljaju organizacijom.
Što je sustav unutarnjih kontrola?
Sustav unutarnjih kontrola – FMC predstavlja skup načela, metoda, postupaka i odgovornosti kojima organizacija osigurava zakonito, pravilno, ekonomično, učinkovito i djelotvorno upravljanje poslovanjem i javnim sredstvima.
FMC nije samo financijska kontrola niti skup dokumenata izrađenih radi formalne obveze. Njegova je zadaća omogućiti da se rizici pravodobno prepoznaju, procijene i drže pod kontrolom te da čelnik ima pouzdane informacije za donošenje odluka.
Kako funkcionira FMC
Zakonski okvir
Temelj sustava čini Zakon o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru, uz pripadajuće podzakonske propise i smjernice Ministarstva financija. Izmjenama Zakona iz 2025. dodatno je naglašeno integrirano upravljanje rizicima – organizirani sustav utvrđivanja, procjene, postupanja, praćenja i izvještavanja o rizicima.
FMC je povezan i sa sustavom fiskalne odgovornosti. Zato ga treba promatrati kao trajan sustav upravljanja, a ne kao dokumentaciju koja se izrađuje jednom godišnje.
Odgovornost čelnika
Za uspostavu i funkcioniranje sustava odgovorna je odgovorna osoba institucije – čelnik. Čelnik osigurava jasne ovlasti i odgovornosti, upravljanje rizicima, odgovarajuće kontrole, praćenje najznačajnijih rizika te postupanje po utvrđenim slabostima i nepravilnostima.
Odgovornost se ne može prenijeti na računovodstvo, FMC koordinatora ili vanjskog savjetnika.
Uloga FMC koordinatora
FMC koordinator ima stručnu i koordinacijsku ulogu. Povezuje organizacijske jedinice te koordinira Mapu i Knjigu procesa, identifikaciju i procjenu rizika, Registar rizika, praćenje mjera, ažuriranje dokumentacije i pripremu informacija za čelnika.
Koordinator ne preuzima odgovornost čelnika, rukovoditelja ni vlasnika procesa.
Odgovornost za FMC
FMC KOORDINATOR: koordinira · povezuje · prati · izvještava
Procesi su temelj FMC-a
Rizicima nije moguće kvalitetno upravljati bez poznavanja poslovnih procesa. Organizacija mora znati koje procese provodi, koji je cilj procesa, tko je vlasnik, koje se aktivnosti obavljaju, tko je za njih odgovoran, koji dokumenti nastaju, koje se kontrole provode i gdje mogu nastati rizici.
Mapa procesa
Daje pregled cjelokupnog poslovanja i međusobne povezanosti upravljačkih, temeljnih i potpornih procesa.
Knjiga procesa
Detaljnije definira procese, postupke, aktivnosti, odgovornosti, dokumentaciju, kontrole i povezane rizike.
Upravljanje rizicima
Rizik je mogućnost nastanka događaja koji može negativno utjecati na ostvarenje cilja. Njime treba upravljati prije nego nastupi štetna posljedica.
Kod svakog značajnijeg rizika potrebno je povezati: cilj → uzrok → rizični događaj → posljedicu. Tek tada se mogu odrediti odgovarajuće kontrole i mjere.
Cilj: pravodobna provedba javne nabave.
Uzrok: zakašnjela priprema dokumentacije.
Rizik: postupak neće biti pokrenut na vrijeme.
Posljedica: kašnjenje projekta, poremećaj poslovanja ili gubitak sredstava.
Od rizika do kontrole
Registar rizika
Registar rizika nije popis problema, nego jedan od ključnih upravljačkih alata FMC-a. Treba pokazati koji rizik postoji, zašto može nastati, kakve posljedice može izazvati, koliko je značajan, tko je vlasnik rizika, koje kontrole postoje te koje dodatne mjere treba provesti.
Kvalitetan registar uključuje proces i cilj, opis rizika, uzroke i posljedice, vlasnika rizika, procjenu vjerojatnosti i učinka, razinu rizika, postojeće kontrole, dodatne mjere, odgovornu osobu, rok i status provedbe.
Matrica rizika
| Vjerojatnost / učinak | Mali | Srednji | Veliki |
|---|---|---|---|
| Mala | NIZAK | NIZAK | SREDNJI |
| Srednja | NIZAK | SREDNJI | VISOK |
| Velika | SREDNJI | VISOK | VRLO VISOK |
VJEROJATNOST × UČINAK = RAZINA RIZIKA
Kontrolne aktivnosti
Kontrolne aktivnosti su konkretni postupci kojima organizacija smanjuje rizike: odobravanja, prethodne i naknadne kontrole, provjere dokumentacije, razdvajanje dužnosti, kontrola izvršenja ugovora, pristupa informacijskim sustavima, rokova, inventure i izvještavanja.
Cilj nije imati što više kontrola, nego odgovarajuće kontrole na mjestima najvećih rizika.
Kontrolni ciklus
FMC se mora održavati
Promjene propisa, organizacije, zaposlenika, tehnologije, projekata ili načina poslovanja stvaraju nove rizike i mijenjaju postojeće. Zato Mapa procesa i Registar rizika nisu trajno završeni dokumenti.
Sustav treba periodično preispitivati, ažurirati i povezivati s fiskalnom odgovornošću, utvrđenim nepravilnostima i mjerama poboljšanja.
SEVOI web aplikacija za FMC
Digitalno rješenje omogućuje centralizirano vođenje procesa, postupaka, aktivnosti, rizika, kontrola i izvještaja. Umjesto nepovezanih Word i Excel datoteka, podaci se održavaju u jedinstvenom sustavu dostupnom ovlaštenim korisnicima.
FMC – završna check lista
Definirane su odgovornosti čelnika i rukovoditelja
Određen je FMC koordinator
Određeni su vlasnici procesa
Izrađena je i ažurirana Mapa procesa
Izrađena je Knjiga procesa
Procesi su povezani s odgovornostima i kontrolama
Identificirani su strateški i operativni rizici
Procijenjeni su vjerojatnost i učinak
Određeni su vlasnici rizika
Registar rizika je ažuran
Za značajne rizike definirane su kontrole i mjere
Svaka mjera ima odgovornu osobu i rok
Prati se provedba mjera
Čelnik dobiva informacije o najznačajnijim rizicima
Prate se nepravilnosti i utvrđene slabosti
Postoje dokazi da se unutarnje kontrole stvarno provode
Konačno pitanje za čelnika
Znamo li koji su naši najveći rizici, tko je za njih odgovoran i jesmo li sigurni da kontrole kojima njima upravljamo stvarno funkcioniraju?
Ako organizacija na ta pitanja može odgovoriti i odgovor potkrijepiti dokazima, tada nema samo FMC dokumentaciju – ima funkcionalan sustav unutarnjih kontrola.
SEVOI KONZORCIJ
20+ godina stručnosti · 1280+ implementacija · stručna metodologija · certificirane edukacije · vlastita informatička rješenja
Produbite temu
Registar rizika
Kako prepoznati, procijeniti i voditi registar rizika.
Strategija upravljanja rizicima
Od analize rizika do mjera i praćenja provedbe.
Izjava o fiskalnoj odgovornosti
Priprema Izjave i Godišnjeg izvješća o nepravilnostima.
FMC web aplikacija
Digitalna podrška za vođenje FMC sustava.
FMC edukacija
Certificirane edukacije za FMC koordinatore i rukovoditelje.
Trebate uspostaviti ili revidirati FMC sustav?
Možemo pregledati postojeće procese i dokumentaciju, utvrditi slabosti, uskladiti sustav s aktualnim propisima i organizacijom te pripremiti cjelovitu dokumentaciju i digitalnu podršku za njegovo trajno održavanje.